Hoe XIXO Wolfswinkel Reiniging BV hielp met het opschonen van het eigen systeem

Iedereen wordt verzocht zijn eigen straatje schoon te vegen. Dat geldt ook voor bedrijven die daar hun specialiteit van hebben gemaakt. Maar zelfs zij hebben soms hulp van buitenaf nodig. XIXO hielp reinigingsbedrijf Wolfswinkel Reiniging met de migratie naar de cloud, en het opschonen van een onoverzichtelijke werkschijf. Berry den Besten vertelt over het proces en het resultaat.

Snelle groei
Wolfswinkel Reiniging is een hecht familiebedrijf, gespecialiseerd in huisvuilinzameling, straatkolkenreiniging en verhuur van veegmachines en containers. Het bedrijf is gevestigd in Maarsbergen, waar het in 1956 werd opgericht. Daar is het in korte tijd snel groter geworden. Wat begon als loonbedrijf met één trekker en één man, groeide uit tot een specialist in reiniging met een wagenpark van zo’n 35 voertuigen en 55 medewerkers. Wolfswinkel Reiniging is nu een gerenommeerde speler die werkt voor de grotere klanten in de wegenbouw, aannemers en (plaatselijke) opdrachtgevers.

Oude gewoontes
Zoals het vaak gaat met snelle groeiers, slijten in de loop van de tijd gewoontes in de manier van werken in. Gebruiken die een goed idee leken op het moment maar op langere termijn niet per se bijdragen aan efficiënt werken. Iedere medewerker heeft zijn eigen aanpak en is gewend geraakt aan hoe de systemen ‘nu eenmaal’ zijn ingericht. Er is dan nieuw bloed van buiten voor nodig om ruimte voor vernieuwingen te maken en de organisatie klaar te stomen voor de toekomst.

Dat nieuwe bloed kwam er in de persoon van Berry den Besten. Hij kwam bij Wolfswinkel Reiniging werken als bedrijfsleider. Hij was bij zijn vorige werkgever gewend om zijn werk altijd bij zich te hebben en mee te nemen naar een klant of naar huis. Dat was bij Wolfswinkel Reiniging niet mogelijk.

Berry vertelt wat hij aantrof: ‘Bestanden stonden weggeschreven op een lokale server, maar het was niet mogelijk om deze van buiten de eigen locatie te benaderen. Op de schijf was de mappenstructuur willekeurig en zonder bruikbare indeling, gericht op individuele gebruikers. Het was een rommeltje: iedereen had z’n eigen mappen en werkwijze, en lijsten liepen door elkaar heen. Iedereen kon overal bij en niemand wist waar de meest recente versie van bestanden te vinden waren. De administratie kostte handenvol tijd en energie. Niet meer van deze tijd.’

Berry’s taak was duidelijk: ‘Moderniseer ons systeem en zorg ervoor dat er flexibel en veilig kan worden gewerkt, waar je ook bent. En: creëer structuur zodat we meteen de goede versie vinden van het bestand dat we zoeken.’ Het moest allemaal sneller en flexibeler worden, de server opgeschoond en een heldere rechtenstructuur aangebracht zodat alleen díe medewerker toegang had die daar toestemming voor had.

Met deze vraag werd contact gezocht met XIXO.

Naar de cloud
Tonny Westbroek was het eerste aanspreekpunt. ‘In een gesprek met onze planner en ict-coördinator binnen Wolfswinkel Reiniging Willem-Dirk van’t Veer gaven wij aan wat we wilden. Tonny legde uit hoe je dit het beste kan aanpakken, hoe het werkt en welke stappen er nodig zijn. Projectleider Martin Udo nam het stokje over en regelde het project in overleg met ons. Erik van de Bovenkamp nam de technische migratie voor zijn rekening. De manier waarop het werd opgepikt gaf ons veel vertrouwen. Dat was fijn.’

XIXO stelde voor om te migreren naar de cloud, in combinatie met het opschonen en opnieuw inrichten van de werkschijf. Mét inachtneming van veiligheid, flexibiliteit en de juiste rechten voor de juiste gebruikers.

Dichtgetimmerd
Berry is erg tevreden met hoe het is uitgepakt: ‘Zaken zijn nu goed geregeld. Nu kan iedereen zowel op locatie als buiten de locatie inloggen en werken op ons netwerk. Het systeem is dichtgetimmerd; mocht je je laptop kwijtraken, is er niks aan de hand want we zijn goed beveiligd. Wil je inloggen, krijg je een extra code op je mobiele telefoon die je moet goedkeuren.’

Ook de schijf zelf is weer zoals hij wezen moet: ‘Op dit moment zijn de fileservers helemaal opgeschoond en ingedeeld met aparte mappen voor bijvoorbeeld planning, sales, hrm en financiële administratie. De rechten zijn nu goed geregeld en alleen de juiste mensen kunnen erbij. Zonodig kun je bestanden wel inzien, maar niet bewerken. Werkt perfect. En omdat een oude vos zijn streken nooit verliest, komt er ieder jaar iemand van XIXO de mappenstructuur controleren of te kijken of alles nog goed staat.’

Veranderen is moeilijk
Als je denkt dat ICT-oplossingen over technologie gaan, mis je de menselijke factor. Berry legt uit: ‘Een nieuw systeem verandert je dagelijkse manier van werken. Veel mensen hebben daar moeite mee. En dat betekent dat je er niet bent met het installeren van servers en bijbehorende software alleen. Medewerkers moeten worden meegenomen. Je moet draagvlak creëren, en dat begint met aandacht voor de mensen. Dat is een zorgvuldig proces dat tijd kost.’

Berry gaat verder: ‘Gelukkig heeft XIXO ons ook hier goed mee geholpen. Samen met Martin hebben wij op een avond uitleg en instructie gegeven aan het personeel. Martin bereidde een goede presentatie voor. Hierdoor kregen er de medewerkers duidelijkheid en begrepen ze het belang van de aanpassingen. Zijn enthousiasme in zijn presentatie hielp bij het overtuigen van de medewerkers. Ook hun jaarlijkse controle helpt ons bij de les te blijven.’

Als het nog misgaat – sommige medewerkers vergeten nog wel eens hun mobiel en kunnen dus niet inloggen – heeft dat ook een voordeel: mobiel vergeten? Tracteren!

Lekker snel werken
Het ging hier niet om een klusje van één dag – Wolfswinkel Reiniging en XIXO zijn hier enige tijd mee bezig geweest. Dan is een goede verstandhouding belangrijk.

Berry: ‘Het project is goed opgepakt door zowel Tonny, Martin als Erik. De samenwerking liep vlot en iedereen heeft zich aan de planning kunnen houden, waardoor de uitvoering goed is gelopen. Het fijne van XIXO is, dat je gewoon je verhaal kwijt kunt. De lijnen zijn kort en er zitten niet veel schijven tussen. Als ik bel, weet ik wie ik aan de telefoon heb. Ik ken de mensen. Dit is voor mij ook de kracht waarmee XIXO werkt: lekker snel werken en bij calamiteiten springen ze erop in en regelen ze het. Dit sluit aan bij Wolfswinkel Reiniging. Zo werken wij – en XIXO gelukkig ook.’

Geïnteresseerd?
Wil je meer weten over wat XIXO voor jouw organisatie kan doen? Neem contact op met één van onze account managers: