Projectmanager Danny Wijman, brug tussen klant en collega’s

Sinds september is Danny in dienst als projectmanager bij XIXO. Omdat hij een groot deel van zijn loopbaan intern was, is zijn rol als externe adviseur bij verschillende klanten een omschakeling. ‘Het was best spannend om over te stappen, en de leercurve is behoorlijk steil. Maar ik heb er geen seconde spijt van want ik kan veel bijleren en ik ben geen radertje meer in een grote organisatie.’

Danny, je bent projectmanager: versta je daaronder?

‘Het coördineren van project; het van a-z tot stand brengen van de opdracht bij de klant, op een gestroomlijnde manier. Dat betekent de brug zijn tussen de klant en je collega’s, en die werelden bij elkaar brengen. Je moet het proces van de klant begrijpen en dat verwoorden naar je collega’s. Want de belangen zijn niet zomaar hetzelfde. Jij bent de regisseur die het proces begeleidt en in de gaten houdt.’

‘Het gaat zo: als projectmanager probeer je te begrijpen wat de vraag van de klant is. Dat vertaal je samen met een consultant naar een plan van aanpak, dat je weer bespreekt met de klant. Daar rolt een actieplan met cijfers en getallen uit, en een idee over hoe we dat vorm gaan geven.

Dat je daarbij altijd wel tegen obstakels aanloopt, is een gegeven. Zo merk je vaak pas later wat de echte behoefte van de klant is, en dat kan net iets anders zijn dan zij eerst zelf dachten en waarop het plan is gebaseerd. We willen van a naar b en meestal loopt dat dan via c als tussenstation. Vaak zit dat niet in offerte, dus daar moeten we dan wat mee.

Een ander probleem dat nu vaak speelt, is de beperkte beschikbaarheid van hardware. Je maakt een plan met gebruik van bepaalde resources, maar voordat die geleverd kunnen worden ben je zomaar een half jaar verder en kan de situatie veranderd zijn.

Het is dan mijn taak om dat allemaal in goede banen te leiden. Dat betekent aansturen, problemen tackelen, analyseren, de klant up to date houden, gespreksverslagen maken. Procesbegeleiding, ook met eigen collega’s. Kijken wat we voor de klant kunnen doen terwijl we wachten op de spullen. Het belangrijkste is, dat verwachtingen overeenkomen en de klant uiteindelijk krijgt waarvoor hij betaalt.’

Wat is je achtergrond?

‘Ik heb HBO systeembeheer/informatica gestudeerd. Ik liep stage bij Eneco en ben van desktopbeheerder gegroeid, via Systeembeheer naar Projectmanager. Dat was voor mij een logische en natuurlijke ontwikkeling.

Door de schaalvergroting van mijn werkgever werd ook de IT-afdeling groter en later opgesplitst in verschillende, nationale afdelingen. Daaroor verschoof mijn rol steeds meer naar tussenpersoon tussen IT en bedrijf: vertalen van technische kwesties naar bedrijfsresultaat en vice versa. Voor de managers was het wenselijk om IT zaken uit te leggen in Jip en Janneke-taal, terwijl techneuten alleen technisch kunnen praten.

Ik nam het op me om die tussenrol te vervullen. Ik deed dat omdat ik het naar een hoger niveau wilde brengen en het verder professionaliseren. Dat kan door mensen links en rechts goed aan te sturen: je eigen team maar ook de interne klant. Vragen, uitleggen, vertalen – het proces ondersteunen. Met name het beschrijven en borgen van veranderingen in een omgeving. Ik wilde dat alles zou worden vastgelegd en niet meer afhankelijk was van enkele mensen.’

Waarom deed je dat?

‘Ik wil niet alleen maar technisch bezig zijn, maar ook omgaan met mensen. Dat begeleiden van het proces, afwegingen maken en alles in goede banen leiden: dat vind ik leuk. Verder hou ik van duidelijkheid: eerlijk zeggen wat je denkt, ook als het negatief is. Want ik wil niet voor verrassingen komen te staan. Als je eerlijk bent, gebeurt dat niet en kun je samen naar een goede oplossing toewerken.

Issues en tegenslagen zijn er altijd – het gaat erom hoe je daarmee omgaat en dat je ze goed oplost. Dat hoeft niet perfect te zijn, maar het moet voor de klant altijd goed uitpakken. Ik wil de klant een goede oplossing bieden waarvoor ze betalen zodat ze tevreden zijn. Uit dit soort uitdagingen haal ik veel voldoening.’

‘Daarbij komt: IT staat niet stil. Ik wil blijven leren en mezelf ontwikkelen. Waar ik vroeger vooral technisch gericht was, wil ik nog beter snappen wat het voor de klant betekent en wat zij eraan hebben. In de IT móet je blijven leren, anders sta je stil en loop je al snel achter. Mijn werk is uitdagend omdat het altijd anders is. Processen blijven vaak hetzelfde, maar de routes zijn meestal anders.’

Wat is het verschil tussen nu en vroeger?

‘Vroeger, als projectmanager binnen een bedrijf, had je meer mogelijkheden. Nu, als externe manager, moet ik budgetteren, tijd en energie strak in de gaten houden. Ik kan me niet meer als een consultant op een project storten maar moet de uitvoering afwegen naar andere, waaronder interne, doelen.

Een ander groot verschil is dat ik vroeger meeging naar een locatie om projectwerkzaamheden als consultant uit te voeren of ter plekke consultants aan te sturen als projectmanager. Een reis naar het buitenland werd steeds meer vanzelfsprekend om een team aan te sturen om (voor mijn gevoel) het gewenste resultaat op te leveren. Dit ging steeds moeilijker in verband met mijn thuissituatie. Dit had gevolg dat naar mijn mening de kwaliteit steeds minder werd. Mijn voormalige werkgever zag dit anders. Hierdoor werd ik getriggerd om verder te kijken op de arbeidsmarkt.

Ik zag de vacature als Projectmanager bij XIXO voorbij komen. De kennismaking voelde als een warm bad. Het is een eerlijke en open organisatie. Betekent wel dat je je niet meer kunt verschuilen, want daarvoor zijn we te klein en overzichtelijk. Dat was even wennen want ik kwam van een bedrijf met 1.500 medewerkers, maar ik vind het prima.’

Hoe is de eerste periode verlopen?

‘Zoals gezegd: de leercurve is best steil en ik leer heel veel, vooral op commercieel vlak: planmatig werken en binnen de scope blijven. De spelregels zijn veel strikter en alles moet goed worden gepland. Dat betekent ook meer rekenschap geven over wat je doet en hoe je dat doet. Bij XIXO merk ik dat Projecmanager een veel breder begrip is dan want ik gewend was bij mijn vorige werkgever. Gelukkig krijg ik veel begeleiding.

Danny is getrouwd en heeft twee kleine kinderen en woont in Wijk bij Duurstede. In zijn vrije tijd is hij te vinden op de squashbaan.