Sonneburgh: van IT-achterblijver naar 100% cloud

Veel organisaties in de zorg hebben een haat-liefde verhouding met IT en de inzet van technologie. Waar sommige voorlopers bezig zijn met kunstmatige intelligentie, eHealth en robotica, richten anderen zich puur op de dagelijkse zorg voor hun patiënten en cliënten. Zij zijn bezig om hun IT-basis op orde te krijgen en onderzoeken op dit moment hooguit wat moderne technologie hun heeft te bieden. Ouderenzorginstelling Sonneburgh is hiervan een voorbeeld. Toch heeft ook zij een grote stap gezet op weg naar modernisering en digitalisering.

Verouderde systemen

Els van den Brule is verantwoordelijk voor ICT en applicatiebeheer bij Sonneburgh. Sonneburgh biedt zorg, wonen en welzijn aan ouderen vanuit een verpleeghuis en twee verzorgingshuizen in Rotterdam. Ze kwam twee jaar geleden in dienst als applicatiebeheerder en trof een redelijk verouderd IT-landschap aan.

Els vertelt: ‘IT was bij Sonneburgh altijd bijzaak geweest, nooit hoofdzaak. En dat is logisch want we zijn een zorginstelling en het is niet onze core business. Het was altijd de verantwoordelijkheid geweest van de financieel directeur. Toen hij met pensioen ging, viel er een gat. Mij werd gevraagd om dat op te vullen.’

Ze merkte al snel dat de systemen waren gebouwd door medewerkers die het ‘erbij deden’, niet door experts. IT was een post waarop het liefst werd bezuinigd omdat de focus volledig op de zorg voor de ouderen lag. Dat ging een tijd goed, totdat zo’n vijf-zes jaar geleden de organisatie tegen de grenzen van haar kennis aanliep. Toen werd XIXO erbij gehaald.

De grote stap: volledig naar de cloud

Toen Els later werd aangesteld als IT-beheerder, zag ze dat de bestaande systemen op hun eind liepen. Medewerkers hadden voortdurend met vastlopers te maken, de apparatuur en software was verouderd, veiligheid kon niet worden gegarandeerd en maar een paar mensen beschikten over een eigen e-mailadres. Mobiel werken was niet mogelijk, wat het werken omslachtig en tijdrovend maakte. Het was ‘een ontzettend gedoe’.

Zij kon het bestuur ervan overtuigen dat een grote inhaalslag nodig was en wist de benodigde investeringen los te weken. Onder één voorwaarde: Els moest organiseren, adviseren en coördineren. En dat deed ze. Sonneburgh zou de grote sprong wagen van on premises naar de cloud. Iedereen zou online zijn en op alle plekken toegang hebben tot alle informatie.

Voor de implementatie zocht ze een betrouwbare partij. ‘Outsourcing is toch de meest logische stap voor een zorginstelling zoals Sonneburgh. Om de overgang naar de cloud te realiseren, keken we naar diverse leveranciers. Uiteindelijk kwamen we toch weer uit bij XIXO. Dat was een kwestie van vertrouwen. Je moet ervan overtuigd zijn dat ze het aankunnen en alles goed gaat. Wat de doorslag gaf, was het directe en persoonlijke contact. De lijnen zijn kort; je weet wie je krijgt en tegen wie je het hebt. Bij de grote partijen zoals KPN ben je echt een nummer en dat merk je.’

XIXO was bereid om mee te denken bij de overstap naar de cloud. ‘Ze gaven veel uitleg over wat er ging gebeuren en zou gaan veranderen. Ze kunnen dat heel helder en begrijpelijk uitleggen. Zo weet je precies waar je aan toe bent. Omdat er veel uitgezocht en overgedragen moest worden, was er in de beginfase elke dag een adviseur aanwezig.

Uiteindelijk verliep de migratie heel snel. XIXO verzorgde de technische implementatie. Alle apparatuur werd vernieuwd, Windows werd naar versie 10 geüpdatet, ook vanwege veiligheid, en iedereen werkt nu met Office365 in de cloud op een door XIXO beheerd netwerk. En eindelijk hebben alle medewerkers een eigen e-mailadres en toegang tot een computer op alle plekken waar ze zich bevinden. De IT-omgeving is nu stabiel, toegankelijk en veilig.

Hoe belangrijk is een goed IT-systeem voor jullie?

‘Essentieel, nee: kritiek. Zeg maar rustig: van levensbelang. Onze zorgdossiers zijn allemaal digitaal. Daar staat alle informatie over onze bewoners in: geschiedenis, het soort zorg dat ze nodig hebben, medicatie enzovoort. Als je zorg wilt verlenen, moet je toegang hebben tot je systemen, anders weet je echt niet wat je kunt doen. Als alles eruit ligt, is er blinde paniek. Dat kan niet en dus moeten we een robuust systeem hebben.’

Wat is de rol van IT voor jullie cliënten?

Els: ‘Tweeledig: het is van invloed op de zorg en ze maken er zelf gebruik van. Om met het laatste te beginnen: de bewoners gebruiken zelf tablets en telefoons op het wifi-netwerk. Verder is onze zorg volledig intramuraal en gebeurt in huis, aan het bed, in de nabijheid van de cliënt. Daarom gebruiken onze medewerkers iPads, o.m. om toegang tot zorgdossiers te krijgen op de plaats waar ze hun werk doen. Dat betekent: een sterk en stabiel wifi-netwerk voor privé en professioneel gebruik én alle aandacht voor beveiliging, privacy en stabiliteit.’

Wat vind je van het samengaan van Commit-IT en XIXO?

Els: ‘Ik maakte me in het begin best zorgen over de fusie omdat ik niet wist wat er zou gaan gebeuren. We kenden Commit-IT natuurlijk, maar je moet nog maar zien hoe het dan gaat. En wat blijkt: eigenlijk is het nu prettiger. Gek genoeg juist omdat de verhoudingen wat zakelijker zijn. Achteraf kijkend was de relatie vroeger iets te close, zodat je je bezwaard voelde om kritiek te hebben of mensen ergens op aan te spreken. Ik kan nu mijn klachten kwijt, en niet alleen maar complimenten. Dat is fijn. Niet dat er veel klachten zijn, maar overal waar wordt gewerkt worden foutjes gemaakt. Die moet je kunnen benoemen zonder dat dat voor problemen zorgt. Dat is professioneel samenwerken. En dat kan nu makkelijker.’

Wat ook opvalt, is de snelheid en precisie waarmee nu op issues wordt gereageerd. Zo viel onlangs een niet-redundant firewall uit en dat zorgde voor een grote storing. Direct ingrijpen was nodig. ‘Je weet bij XIXO direct wie je moet hebben. De communicatie gaat erg soepel, het probleem wordt snel opgepikt en opgelost. Alles liep als een trein. Grappig genoeg kreeg ik het compliment van de bestuurder “dat ik mijn hoofd koel had gehouden.” Nou, die kon ik meteen doorspelen naar de mensen van XIXO. Ze gaven me meteen het gevoel dat alles goed zou komen. En dat was ook zo.’

Meer weten? Neem contact op met onze accounts-managers: