Veilig e-mails versturen en ontvangen: een hot topic

Een onderwerp waarvan we merken dat veel organisaties ermee worstelen, is de veiligheid rondom het versturen en ontvangen van e-mails. Zeker nu we in deze Coronatijd ver uit elkaar werken, gebruiken we dit middel vaker en krijgen wij er bij XIXO meer vragen over. Feit is, dat je aanvullende maatregelen moet nemen als je er zeker van wilt zijn dat je e-mailomgeving veilig is. Zonder die voorzorgen kan er van alles fout gaan, waar kwaadwillende figuren graag gebruik van maken.

Je zult het vast wel herkennen: jouw e-mail komt niet aan bij een bepaalde klant of blijft hangen in een spamfilter. Of een relatie ontvangt een e-mail met jouw bedrijfsnaam erin, maar deze e-mail is niet van jouw bedrijf. Hoe komt dat? En wat kun je eraan doen?

Misbruik van e-mail
SPAM is een van onze grootste ergernissen: meer dan 90% van wat we binnenkrijgen, is ongevraagde reclame! Was SPAM in eerste instantie nog onschuldige reclame, tegenwoordig is het een instrument voor oplichters.
Erger wordt het, als oplichters e-mails versturen namens jouw organisatie. Bij e-mail spoofing maakt iemand gebruik van een domeinnaam van iemand anders, zoals in het voorbeeld hierboven. Het wordt gebruikt bij phishing, waarbij iemand probeert gevoelige informatie op te vragen door zich voor te doen als een bekende en dus betrouwbare instantie.

Deze problemen komen veel voor en zorgen voor grijze haren bij verantwoordelijken in organisaties (vooral die met een publieke functie) omdat hun betrouwbaarheid in het geding komt.

Beveiligen
Gelukkig wordt er voortdurend gewerkt aan het tegengaan van deze praktijken. Om het e-mailverkeer te beveiligen, zijn er diverse technieken beschikbaar. Denk aan:

• SPF (Sender Policy Framework) is een e-mail authenticatie-middel om spammers te verhinderen om mails te versturen vanuit jouw domeinnaam.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail) is een techniek die de ontvanger in staat stelt te controleren of een mail inderdaad is verstuurd door de eigenaar van het gebruikte domein door er een digitale handtekening aan toe te voegen.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) een authenticatie-protocol dat voortbouwt op SPF en DKIM. Zender en ontvanger kunnen hiermee controleren of de mail veilig de weg aflegt tussen beiden.
• TLS (Transport Layer Security): de techniek achter het groene slotje van websites met een SSL-certificaat. Hiermee kun je de authenticiteit van een server controleren én wordt verkeer van en naar die server versleuteld.

Laat je checken door XIXO
XIXO kan een pro-actieve check uitvoeren op de e-mail domeinen van je organisatie, een verslag hiervan opstellen en je vervolgens helpen om het mailverkeer van jouw organisatie op orde te brengen.

Geïnteresseerd?
Neem contact op met één van onze account managers: