XIXO+Commit-IT en SOVAK: geen leverancier en klant maar partners

XIXO/Commit-IT en stichting SOVAK doen al meer dan 15 jaar zaken met elkaar. In die tijd is de relatie veranderd van leverancier-klant naar twee partners die elkaar door en door kennen. Wat ooit begon met het installeren van een firewall is uitgegroeid tot totaalleverancier van infrastructuur, diensten zoals 24/7-beschikbaarheid en dagelijkse ondersteuning met het beheer. Beide partijen praten openlijk met elkaar over de uitdagingen die ze tegenkomen. XIXO/Commit-IT is echt een verlengstuk van de SOVAK ICT-organisatie geworden.

SOVAK
SOVAK is een zorginstelling voor mensen met een (verstandelijke) beperking. Zij biedt wonen, werk en activiteiten, behandeling en dagbesteding aan volwassenen en kinderen. Het zorgaanbod wordt thuis of in de locaties geleverd. Het werkgebied bestrijkt omgeving Breda en een ruim gebied ten westen (Etten-Leur, Zevenbergen, Klundert) tot aan de Moerdijk) en noorden (Sleeuwijk, Wijk en Aalburg) daarvan.

Ontwikkelingen in de zorg
Het verhaal van SOVAK is het verhaal van veel zorg-instellingen. De organisatie bestaat al 55 jaar en begon halverwege de jaren zestig met drie vestigingen, waarvan één grote intramurale setting in Terheijden. Zoals dat in die tijd ging: ver verwijderd van de ‘gewone’ samenleving, aan de rand van het dorp of stad. Beter voor de bewoners en beter voor de maatschappij, dacht men toen.

In de jaren ’80-’90 ontstond de beweging om mensen men een (verstandelijke) beperking niet langer meer te verstoppen maar juist te integreren in de samenleving. Dat betekende verhuizen naar nieuwe, kleinere locaties, verspreid over een groter gebied. Zo konden de bewoners een plekje vinden in de lokale gemeenschap van de dorpen of steden van West-Brabant. Op dit moment heeft SOVAK 64 kleinschalige vestigingen in West-Brabant. ‘Altijd in de buurt!’

IT in de zorg toen
De beweging van drie grote naar 64 kleinere locaties heeft, samen met de ontwikkelingen in de IT zelf, gezorgd voor grote veranderingen in architectuur en werkzaamheden. XIXO/Commit-IT werkt al meer dan 15 jaar voor SOVAK. In de begintijd ging het om het leveren en installeren van een firewall voor een centrale (on-premises uiteraard) server, waaraan een aantal desktopcomputers waren gekoppeld. Het netwerk bestond puur uit hardware, alles bekabeld.

In die begintijd was nog weinig geautomatiseerd en gedigitaliseerd. IT werd gebruikt op de administratie, en het idee dat digitale technologie een rol kon spelen in de zorg en dienstverlening was nog een verre toekomst-fantasie.

Een aantal projecten die XIXO/Commit-IT voor Sovak heeft gerealiseerd:

• vervanging van de dual datacenter infrastructuur (storage, servers, back-up, san-switches, VMware en Microsoft) inclusief advies, installatie, migratie en configuratie
• leveren van alle verbindingen
• installatie en configuratie firewalls
• leveren, installatie, configuratie van het cliënten- en Sovak wifi-netwerk op alle locaties
• volledige vervanging van het netwerk

Verder biedt XIXO/Commit-IT ondersteuning, beheer en 24/7-beschikbaarheid.

IT in de zorg nu
Er hebben zich meerdere ontwikkelingen voorgedaan die het IT-landschap in de zorg dramatisch hebben veranderd:

1. De decentralisatie en verspreiding over vele locaties over een groot gebied. De IT-vraag is dan: hoe kunnen we deze losse organisatie-onderdelen met elkaar verbinden zodat mensen naadloos en soepel met elkaar kunnen communiceren en bestanden kunnen delen?
2. De opkomst van draadloos, cloud en virtual: in plaats van één centrale on-premises server praten we nu over cloud, locatie-onafhankelijk werken op draadloze apparaten en de uitrol van (zakelijke en privé-)wifi in de vestigingen, met alle security- en performance-uitdagingen die daarbij horen.
3. De inzet van (digitale) technologie in de zorg en dienstverlening: denk robotica, domotica, cliënten die communiceren via de iPad en digitale middelen gebruiken om te leren, werken en zich te ontspannen.

Binnen SOVAK heeft XIXO/Commit-IT deze ontwikkelingen meegemaakt en een grote rol gespeeld om ze te realiseren. De focus lag daarbij vooral op de ‘harde kant’ – de servers, security, beschikbaarheid van systemen en applicaties.

Hoe digitalisering bijdraagt aan de zorg
Digitalisering in de zorg moet bijdragen aan het ontlasten van medewerkers én het vergroten van de zelfstandigheid van de cliënten. Voor de laatsten kan dit bijdragen aan een grote verbetering in de kwaliteit van hun leven. De beschikking hebben over eigen apparaten, inclusief apps die op hun beperking zijn afgestemd en hen helpen om beter te functioneren, maakt ze veel minder afhankelijk van begeleiders en andere hulpverleners.

Ook dit vergt systeemaanpassingen. Vroeger werd oogluikend toegestaan dat cliënten gebruik konden maken van de mobiel of (ook al was het niet toegestaan) de computer van de locatie. Nu is het mogelijk én vereist dat iedereen een eigen apparaat gebruikt. Dat betekent niet meer afwachten of en tot je begeleider toestaat om een device te gebruiken, maar ook de scheiding van het zakelijke en privé-netwerk. Beide doelgroepen hebben nu een eigen stabiel wifi-netwerk: vanuit privacy- en security-oogpunt een enorme verbetering.

Andere voorbeelden waar SOVAK aan werkt:

• domotica, met bijvoorbeeld de introductie van spraakgestuurde slimme speakers of verlichting
• e-health: medische metingen en zorg op afstand via een beeldscherm
• robotica, programmeerbaar voor het monitoren en verstrekken van medicijnen (inclusief check- en alarmfunctie)
• een cliëntzorgsysteem waarbij bewoners dag en nacht indien nodig gemonitord kunnen worden, via een mobiel device uit te lezen.
• digitale informatieborden voor ondersteuning van de dagelijkse structuur zoals het tonen van gepersonaliseerde dagprogramma’s, zo nodig met pictogrammen en spraakbesturing.

De mogelijkheden zijn eindeloos, en we staan nog maar aan het begin. SOVAK is bezig met een masterplan ‘SOVAK weer bij de tijd qua ICT’ om de organisatie helemaal up to date te maken. En meer: de instelling wil verder kijken, klaar zijn voor wat komen gaat om proactief om te kunnen gaan met innovaties in de zorg.

IT in de zorg: niet altijd even goede vrienden
Het succes van IT-projecten in organisaties is zelden een technische kwestie. De uitdaging zit ’m erin om de mensen te leren en laten werken met nieuwe technologie. Dat betekent: weerstand tegen verandering overwinnen, ingesleten gewoontes opgeven voor onwennige nieuwe, en je mensen zover krijgen om nieuwe en technische oplossingen te gebruiken in plaats van de vertrouwde, handmatige manier van werken.
In de zorg is dit moeilijker dan in andere sectoren. De gemiddelde mindset van een hulpverlener is er niet op ingesteld. De basismotivatie iets doen met mensen past slecht bij het gebruiken van technische oplossingen voor dagelijkse problemen. In de zorg doe je het liever van mens tot mens; techniek is koud en afstandelijk.

Nu digitalisering steeds ook in deze sector groter wordt, zul je daar als IT-leverancier rekening mee moeten houden. Het belangrijkste is ervoor zorgen dat systemen zeer robuust, stabiel en eenduidig zijn.
Voor de cliënten, die er steeds meer mee omgaan, en voor de medewerkers – van hoog tot laag. Simpel gezegd: alles moet zeer makkelijk in gebruik zijn en er mag niet teveel fout kunnen gaan. Da’s simpel gezegd, maar niet eenvoudig uitgevoerd.

Daarbij komt dat de marges klein zijn. Beschikbare middelen gaan zoveel mogelijk naar directe zorg. IT moet het doen met beperkte middelen en een kleine speel-ruimte.

SOVAK en XIXO/Commit-IT: duurzaam partnership
Wat maakt dit een duurzame en goede samenwerking? XIXO/Commit-IT onderscheidt zich op drie kenmerken:

1. Het is een flexibele organisatie: laagdrempelig, informeel en trouw. De mensen zijn snel te pakken te krijgen, ook ’s avonds, en weten precies wat er aan de hand is. Het is erg prettig werken met iemand die je al lang kent en bijna dagelijks op de werkvloer rondloopt.
2. XIXO/Commit-IT is thuis in zorgsector: naast SOVAK is er een flinke lijst met andere zorginstellingen waarvoor XIXO/Commit-IT werkt. Dat merk je. Om succesvol te zijn in de zorg, moet je deze wereld snappen. Je kunt hier niet met een technische oplossing komen en denken dat je dan klaar bent. Het is de uitdaging om zorgmensen, waarbij soms de ICT- vaardigheden ontbreken, aan de slag te laten gaan met innovaties en ze de mogelijkheden te laten ervaren en eigen te maken. Dat vraagt ook de nodige mensenkennis: hoe je met hen omgaat en hoe je tegen hen praat.
3. De XIXO/Commit-IT-medewerkers zijn deskundig op hun vlak. SOVAK moet steeds meer toepassingen integreren en er is expertise voor nodig om dat goed voor elkaar te krijgen. Het enige verschil is, dat er steeds meer specialisten komen. Da’s logisch omdat het werkveld dat vraagt. Maar er is een plaats voor specialisten én voor generalisten: een ‘huisconsultant’ die van het meeste weet en alles in de gaten houdt. XIXO/Commit-IT heeft beide.

Meer weten over wat XIXO+Commit-IT voor jou kan doen?
Neem contact op met één van onze account managers: