Zeker weten dat jouw mails ook echt van jou zijn met de online DMARC-tool van XIXO

Elke dag worden er gemiddeld meer dan 300 miljard e-mails verstuurd. We ontvangen dagelijks zóveel mails, dat we onmogelijk iedere mail en afzender kunnen herkennen, controleren of achterhalen waar deze vandaan komt. Dat maakt het een zeer aantrekkelijk doelwit voor mensen met minder plezierige bedoelingen. Op dit moment is e-mail zelfs de populairste manier om malware te verspreiden en mensen op het verkeerde been te zetten.

We schreven al eerder over verschijnselen als spoofing – waarbij iemand anders gebruikmaakt van jouw mailadres – en phishing – waarbij iemand probeert gevoelige informatie op te vragen door zich voor te doen als een bekende en dus betrouwbare instantie.

Het goede nieuws is, dat er technieken bestaan waarmee iedere instantie de veiligheid van e-mail drastisch kan vergroten.

De techniek achter e-mailbeveiliging

Er zijn diverse digitale technieken die een rol spelen bij de beveiliging:

• Sender Policy Framework (SPF) is een e-mail authenticatie-middel om spammers te verhinderen om mails te versturen vanuit jouw domeinnaam.
• Met Domain Keys Identified Mail (DKIM) koppelt een organisatie een digitale handtekening aan iedere uitgaande mail. Die handtekening is verbonden aan een specifieke domeinnaam. De ontvanger kan, door de handtekening te controleren, zien of de mail inderdaad is verstuurd door de eigenaar van het gebruikte domein. Die handtekening garandeert bovendien dat bijlages niet zijn veranderd gedurende het zenden. Meestal zijn DKIM-handtekeningen niet zichtbaar voor ontvangers en gebeurt het checken door het systeem en niet de individuele ontvanger.
• Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) is een geavanceerd authenticatie-protocol dat voortbouwt op SPF en DKIM. Zender en ontvanger kunnen hiermee controleren of de mail veilig de weg aflegt tussen beiden.
• Transport Layer Security Authentication: de techniek achter het groene slotje van websites met een SSL-certificaat. Hiermee kun je de authenticiteit van een server controleren én wordt verkeer van en naar die server versleuteld.

Beveiligen: werkwijze

Bij XIXO hanteren we een stap-voor-stap aanpak om e-mails van onze klanten te beveiligen.

1. Voorbereiding. We doen een audit van je huidige situatie en brengen de door jouw organisatie gebruikte domeinnamen in kaart. Hieruit volgen aanbevelingen voor mogelijkheden tot verbeteren van de security. Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Omdat iedere organisatie uniek is, kunnen we op voorhand niet inschatten wat de meest optimale beveiligingsinstellingen zijn. Stel je ze te streng af, loop je het risico dat ‘goede’ mails niet meer binnenkomen en je communicatie hinder ondervindt. Als je niet streng genoeg bent, loop je kans om nepmailtjes te ontvangen en versturen. Dat gaan we daarom over langere tijd uitproberen.
2. Beveiligen. We beginnen met instellingen waarvan wij denken dat ze op basis van de audit het beste zullen passen. We installeren software waarmee we in- en uitgaand e-mailverkeer kunnen monitoren. Dat doen we in een trial-mode waarbij we de mate van beveiliging kunnen variëren terwijl je normale mailverkeer gewoon doorgaat. We gebruiken daarvoor een combinatie van bovenstaande technieken. Na deze aanpassingen start de evaluatie periode.
3. Evaluatie. Over een periode van vier weken houden we scherp in de gaten wat er gebeurt op je mailserver(s) en welke mails worden geblokkeerd en welke niet. We gebruiken hiervoor de zelf ontwikkelde XIXO online DMARC-tool. Het kost vier weken om een goed beeld te krijgen. Tijdens deze periodes genereren we (grafische) rapportages waarmee je een goed inzicht krijgt in de effectiviteit van je DMARC, DKIM en SPF, de geografische verspreiding van de eventuele verzenders van spam uit naam van je organisatie en geconstateerde afwijkingen. Na afloop weten we precies wat voor jouw organisatie de beste instellingen zijn en welke aanpassingen je eventueel nog moet doorvoeren. Denk daarbij aan eventuele verhuizing van de domeinregistratie of het installeren van een SSL-certificaat.

Laat je checken door XIXO

Wilje ook dat jouw relaties je e-mails altijd kunnen vertrouwen? Laat XIXO een pro-actieve check uitvoeren op de e-mail domeinen van je organisatie en, zonodig, je helpen om het mailverkeer van jouw organisatie op orde te brengen.

Meer weten? Neem contact op met onze accounts-managers: